Full grip op de performance van het totale proces

Centralisatie

Vanuit een situatie met meerdere vestigingen en teams, verschillende processen en meerdere draaidagen wilde Aegon in 2012 naar één locatie, één team en één systeem. Ze zochten een partner die een stabiele oplossing in een complexe IT-omgeving kon ontwikkelen, actief meedacht in het centralisatieproces en die ook op de langere termijn in staat is tot continue innovatie. De keuze viel op Raet, inmiddels Visma Idella.

Gerrit Elsinga, manager bij Financial Services schetst de omgeving waarin Aegon opereert. “In de financiële wereld draait alles om ‘in control’ zijn. Wij willen onze klanten financiële rust bieden. Wie zijn hele leven hard gewerkt heeft, moet erop kunnen vertrouwen dat zijn wel verdiende pensioenuitkering goed is berekend en elke maand op tijd op zijn rekening staat. Dat is waar Visma Idella goed in is. We kunnen bij Aegon erop vertrouwen dat dit proces elke maand op dezelfde manier loopt. En dat gaat erg goed!”

APPA-pensioen en -wachtgeld

Voor overheidsinstellingen worden pensioenen en wachtgelduitkeringen (werkloosheidsuitkeringen) voor politieke bestuurders geregeld in de Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA). Omdat wethouders niet aangesloten zijn bij het pensioenfonds voor de overheid en het onderwijs (ABP), moeten gemeenten zelf een pensioenvoorziening reserveren. Visma Idella helpt gemeente Capelle aan den IJssel met het opzetten, bijhouden en uitvoeren van de activiteiten die uit de APPA voortvloeien, waaronder de pensioen- en wachtgelden, maar ook met de uniforme pensioenoverzichten (UPO’s) en voorzieningsberekeningen.

Het toekennen van wachtgelden en pensioenen móet gewoon goed gaan. Als gemeente wil je niet voor onaangename verrassingen komen te staan.

Het móet gewoon goed gaan

“Vroeger was alles een stuk eenvoudiger, maar in de loop der tijd is er qua regelgeving zoveel veranderd. Denk bijvoorbeeld aan de APPA die in 2001 gewijzigd is. Waarmee moet je nu rekening houden? Hoe worden de regels toegepast? Gaat het op de juiste manier? Is het transparant? Doen wij het wel goed als gemeente? Bij bestuurders ligt het per definitie gevoelig. Zeker als je gevoed wordt met berichten dat sommige gemeentes geconfronteerd worden met hele vervelende dingen omdat ze hun zaken niet op orde hebben. Het toekennen van wachtgelden en pensioenen móet gewoon goed gaan. Als gemeente wil je niet voor onaangename verrassingen komen te staan. Daarom hebben we op een gegeven moment gezegd; ‘Waarom doen we zo moeilijk? Laten we nou álles wat met APPA pensioenen te maken heeft bij Raet, inmiddels Visma Idella, onderbrengen.”

“Als gemeente is het heel fijn om een zakelijke partner te hebben van wie je op aan kan. Een partner die alles goed regelt binnen bepaalde termijnen, maar ook waar je terecht kunt met inhoudelijke vragen. Zowel met vragen over de veranderde regelgeving, als met vragen die we regelmatig krijgen van wethouders. Voor de gemiddelde medewerker is pensioen een uiterst lastig onderwerp, een ver-van-je-bed-show. Voor wethouders is dat niet anders. Er zijn maar weinig wethouders die weten hoe de APPA-pensioenregeling er uitziet, laat staan dat men weet op welk pensioen men straks kan rekenen. Hierover moet je goed geïnformeerd worden, zodat je wethouders hierin kunt begeleiden.”

“Wij proberen de pensioenbewustheid onder wethouders groter te maken. Tegenwoordig heb je zoveel soorten pensioenen, het wordt er niet makkelijker op. Zoiets als de overgang van eindloon naar middelloon bijvoorbeeld. Een wethouder wil weten wat dat inhoudt, wat hij of zij ervan merkt. Maar ook, wat is voorwaardelijk pensioen? Wat gebeurt er met het APPA-pensioen als een wethouder bij een andere werkgever aan de slag gaat, hoe wordt het pensioen overgedragen? Oftewel wat is de zin van waardeoverdracht? Bestaat er een overzicht van een pakketvergelijking? Of heel concreet; hoeveel krijgt ‘wethouder A’ straks aan pensioen en wat krijgen zijn of haar nabestaanden? Met dit soort vragen kan ik altijd terecht bij Visma Idella. Jullie helpen ons door snel antwoord te geven in een hele heldere taal. Ik bedoel als wij het begrijpen, begrijpen de wethouders het ook.”

De vriendelijkheid, de professionaliteit en de snelheid zijn bij Visma Idella gewoon nét even anders.

Minder kopzorgen

“Voor de gemeente Capelle aan den IJssel was het een behoorlijke wijziging om de APPA-pensioenen en –wachtgelden neer te leggen bij Visma Idella. Maar het is zo fijn om deze diensten uit te besteden. Je hebt een stuk minder kopzorgen omdat alles goed en op tijd wordt geregeld. Door uit te besteden hebben we ook veel meer tijd om interne werkprocessen te optimaliseren.”

Nooit meer anders

“Rondneuzen hoe andere gemeentes hun pensioenen en wachtgelden geregeld hebben, doen we niet. Wat is de noodzaak? We zijn al zolang partners. De relatie die we hebben opgebouwd is warm en hecht. Begin dit jaar heb ik jullie klanttevredenheidsonderzoek ingevuld en Visma Idella beoordeeld met een negen. Dat klinkt misschien verdacht, maar ik heb heus geen relatiegeschenk gekregen hoor”, grapt Ton Lafranca tussendoor. “Dat cijfer is echt gemeend. De vriendelijkheid, de professionaliteit en de snelheid zijn bij Visma Idella gewoon nét even anders. Zowel het contact via de mail als via de telefoon en in persoon is sinds 1989 onveranderd gebleven en dat blijf ik waarderen!”

Ondanks de hectiek, ondanks de hele spannende momenten, zijn we er toch steeds samen uitgekomen.

Aegon ziet alweer nieuwe ontwikkelingen in de markt die vragen om aanpassing van het systeem. Zwart: “De verandering in de markt bekijkend, willen we nog meer klantgericht gaan werken. Vooral op het gebied van pensioenen merken we dat klanten de touwtjes meer zelf in handen willen houden. De klant zegt eigenlijk: ‘Doe niet zo moeilijk, het gaat om mijn uitkering, laat mij gewoon mijn eigen uitkering regelen. ’ In een wereld die zo geregeerd wordt door ‘in control’ zijn, is het een enorme uitdaging om dát te faciliteren. Wij willen als Aegon die stap zetten en daar hebben we onze partner Visma Idella ook bij nodig.”

Over Aegon

Aegon biedt wereldwijd zo’n 40 miljoen mensen oplossingen op het gebied van pensioenen, hypotheken, verzekeringen en vermogensbeheer. Maandelijks wordt 130 miljoen euro in Nederland aan pensioengelden uitbetaald en in totaal is Aegon verantwoordelijk voor 25 miljard euro pensioengeld. Vanuit de overtuiging dat mensen zelf bewust financiële keuzes kunnen maken, ontwikkelt Aegon producten die haar klanten financieel zelfstandig maken. Daarbij staan begrijpelijke oplossingen en dialoog centraal.